Depuis plusieurs années nous cherchons une solution de gestion de projets suffisamment souple pour s'adapter à nos besoins, robuste pour répondre à tous nos besoins et pérenne pour envisager une vraie qualité de service sur le long terme. Pas simple. Souvent, exhaustivité rime avec complexité. Pour y réfléchir souvent dans le cadre des projets qui nous sont confiés, je sais qu'il est très compliqué d'agencer une grande diversité de fonctions au sein d'une interface simple et efficace.
Organiser l'information : une nécessité pour être productif.
En ce qui nous concerne, nous avons besoin d'un outil qui permet d'enregistrer des tâches à effectuer, de les planifier et d'en déléguer la responsabilité. Mais ce n'est pas tout. Nous devons pouvoir organiser ces tâches au sein de dossiers ou de projets, de pouvoir mesurer l'activité et produire des rapports, y compris auprès d'intervenants extérieurs. Cet outil doit permettre une organisation conforme à nos contraintes et ne pas nécessiter des semaines d'adaptation.
Todo lists : simplicité et offre pléthorique
Wunderlist
Nous ne sommes pas les seuls à devoir faire face à ce challenge. Ces deux dernières années ont vu fleurir les projets de #todolist divers et variés. Ils sont parfaitement adaptés aux structures de type « freelance ». Ils font le job pour un usage de base. Leurs fonctionnalités limitées (gérer des tâches au sein de dossiers, avec des dates d'échéance et de rappel) leur permettent une interface ultra-simple, un usage intuitif et une présence discrète. Leur disponibilité sur l'ensemble des supports imaginables (desktop, mobile, tablette, iOS, Android, Windows, Mac, web), sous forme d'application ou de service web, connecté ou non, leur assure une grande polyvalence. Les business angels et les grands éditeurs ne s'y trompent d'ailleurs pas. Ce genre d'application représente un fort potentiel de développement. Chaque utilisateur d'ordinateur est potentiellement utilisateur d'une todolist, à titre professionnel ou personnel. Les plus connus sont Wunderlist (racheté par Microsoft et intégré à Windows 10), Todoist, Omnifocus, 2do, Azendoo, Things…
Les todo-listes sont devenues un enjeu majeur pour les investisseurs et les éditeurs. Elles ont tout de la killer-app : un outil utile à tout-un-chacun, chaque jour, pendant des années. Un usage compulsif et quotidien, des revenus récurrents. Bref, le jack-pot pour celui qui tirera son épingle du jeu. Pour l'instant c'est Wunderlist le gagnant, talonné par Todoist.
Les gestionnaires de projets :
l'approche "classique" et l'approche "sociale"
Microsoft Project
Parallèlement, des solutions plus professionnelles et complètes ont vu le jour. Orientées sur la gestion de projets, plutôt que de tâches, ils permettent de structurer l'information, de la personnaliser en fonction des profils d'utilisateurs et proposent un éventail très fourni de fonctionnalités.
De la gestion (trop) simple de tâches au sein de projets aux (trop) complexes usines à gaz qui incluent une gestion de clients (CRM -Customer Relationship Manager), une gestion financière (ERP - Enterprise Resources Planning / Progiciel de gestion), le time-tracking (comptabilisation des temps de travail, la nouvelle version de la pointeuse) le choix est difficile. C'est l'organisation interne de l'entreprise qui déterminera l'ampleur de la solution à déployer.
Citons, entre autres, Microsoft Project, Basecamp, GanttProject, Trello, Flow. Mais aussi les solutions libres Flyspray ou OpenProject.
Mention spéciale pour Redbooth (anciennement Teambox) qui a une approche pragmatique, qui s'est enrichi et amélioré progressivement depuis quelques années, mais dont la politique tarifaire et la stabilité technique sont contestables.
Slack
Devant la complexité de ces solutions, apparaissent des produits avec une logique «horizontale» (par thème ou sujet) plutôt que «verticale» (par projet ou par client), volontairement dépouillés. Slack ou Wrike en sont des exemples. Ils s'agit plus de messageries améliorées. Basés sur des échanges, organisés par sujet, client ou projet à grand renforts de hashtags, possédant des fonctions de partage de documents, ils rentrent dans la catégorie des « réseaux sociaux d'entreprise ». Interactivité et liberté en sont les marques distinctives et séduisent la jeune génération des start-ups, caractérisée pour son approche fortement collaborative, globale et non structurée des choses.
La solution que nous avons adoptée
Médiablue est une TPE. Nous disposons déjà d'outils de gestion clients et financière. Ils ont été développés en interne dès les débuts de notre activité, il y a bientôt 15 ans, et évoluent régulièrement. Nous avons fait plusieurs tentatives de développement d'une gestion interne de projets. La difficulté réside non pas dans les problématiques techniques (l'architecture des données est assez simple) mais plutôt sur l'interface utilisateur. Car la plus grande qualité d'un gestionnaire de projets est bien sa capacité à réaliser automatiquement le travail programmé faire gagner du temps. Faciliter la saisie et la manipulation des données (glisser/déposer, saisie prédictive, raccourcis clavier, etc...), gérer les événements (notifications desktop et par e-mail), favoriser l'échange de données (API, création de tâches e-mail, extraction ciblée, gestion des profils) sont, chacun, des projets individuels consommateurs d'une énergie considérable. Les progrès, dans ces domaines, sont par ailleurs très rapides. Impossible de se satisfaire d'une "façon de faire" plus de quelques mois.
Impossible donc d'investir les moyens nécessaires au développement d'une solution "maison". Il faut donc trouver la perle rare, celle qui répondra au mieux aux besoins. Cela s'accompagne d'une veille technologique attentive. Tests et analyses des différentes solutions proposées occupent une bonne part de notre temps libre. Fiche d'évaluation en main.
Je finissais par désespérer de trouver le Saint Graal. Nous avons besoin d'une gestion de tâches au sein de projets, mais aussi au sein de catégories plus généralistes. Nous souhaitons pouvoir éventuellement subdiviser les catégories, ainsi que les tâches, ces subdivisions pouvant être planifiées (ça, c'est difficile à trouver...). Bien entendu, la possibilité d'attacher des documents aux tâches est un pré-requis. Plus compliqué, la possibilité d'extraire des tâches sous forme de compte-rendu d'intervention est un point essentiel pour nous et rares sont les outils qui permettent l'accès aux données sans avoir un compte enregistré. Pouvoir rédiger des notes est également nécessaire.
Nous avons finalement trouvé notre bonheur avec Asana.
La promesse d'Asana :
Against the speed, complexity, and scope of our modern work, email is no longer up to the task. Figuring out what needs to get done, getting on the same page, and finding the right information in email is inefficient. Asana has re-imagined team communication from the ground up. Conversations and tasks are in one place, so everything is actionable and transparent. When less of your time is spent in email, you'll have more time to get work done.
Je l'avais bien vu, il y a quelques mois dans le cadre de ma veille. Mais il me semblait d'un abord un peu compliqué. Habitué au simplissime Wunderlist j'appréhendais d'entrer dans cette interface apparemment bien pensée mais assez austère. Par ailleurs, peu d'articles de référence parlaient de lui. Mais après avoir surmonté mes hésitations, j'ai découvert un outil très souple, complet et efficace.
L'interface générale d'Asana
Son interface est suffisamment bien organisée pour y inviter des contacts extérieurs dans le cadre de projets importants. Ouvrir un compte client est simple et le contrôle des informations auxquelles il a accès est possible.
Son API bien structurée et réactive nous permet de donner accès à certaines informations à nos clients sans leur créer un compte. Nous pouvons ainsi adresser des compte-rendus par e-mail, tels qu'ils sont déjà enregistrés dans l'outil. Un gain de temps très important et une garantie de consolidation et de pérennité de l'information pour un usage interne.
Bref, Asana est devenu, pour longtemps nous l'espérons, l'outil de gestion de projets de Médiablue. Son seul défaut : il n'est aujourd'hui disponible qu'en anglais. Pas de traduction officielle dans d'autres langues.
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Les principales fonctionnalités d'Asana :
- Organisation des projets au sein d'organisations (Pro, Perso, etc...) et d'équipes (Développement, Commercial, Support, etc...)
- Possibilité de spécifier le statut d'un projet sur 3 niveaux (vert, orange, rouge) et de visualiser son état d'avancement au sein du tableau de bord
- Présentation de l'ensemble des tâches par échéance en liste ou au sein d'un calendrier
- Possibilité de programmer le traitement des tâches selon 3 priorités : "Aujourd'hui" / "A venir" / "Plus tard" en plus du statut par défaut "Nouveau".
- Possibilité d'organiser les tâches d'un projet au sein de sections / catégories indépendantes
- Possibilité de diviser les tâches en sous-tâches actionnables (échéance, affectation, réalisation) et indépendantes (description, commentaires)
- Identification des projets, catégories, tâches et sous-taches par mots-clé (contexte, client, type d'action, etc...)
- Interface en 3 panneaux toujours visibles
- Discussions
- Possibilité de créer des tâches et des projets par e-mail
- API simple par clé secrète (dépréciée) et par authentification (plus complète et rapide)
- Version Free sans limite de temps (ensemble des fonctionnalités sans limite au sein d'1 organisation)
- Nombreuses connexions directes avec les principaux services de stockage cloud, de feeding, de reporting et de communication
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Ce qu'on peut regretter :
- Pas de notification des rappels en push desktop
- Pas de gestion de notes ou articles Wiki (possibilité d'interfaçage avec Evernote)
- Pas de diagramme de Gantt (possibilité d'interfaçage avec InstaGantt)
- Pas de possibilité de personnaliser le format de dates
- Disponible uniquement en anglais